運動場館/健身房營運系統比較 - POS系統、平台系統該怎麼選?
運動場館營運是一個複雜的任務,需要高效的系統來管理和協調各項工作。正確選擇適合的系統將提升運動場館的效率、提供消費者更好的服務,並且降低成本、同時增加營收。本文將比較不同的運動場館營運系統,幫助您選擇最適合您需求的解決方案。
一、運動場館營運系統的5大基本功能?
健身房、瑜伽教室、舞蹈教室、羽球館、游泳池....各類不同的運動場館的服務提供型態都不同,對於系統功能的需求也截然不同,以下整理5大基本必備的營運系統功能。
(一)跨裝置線上即時預約
現在是APP氾濫的時代,研究發現消費者越來越不願意為了單一功能而下載一個特定的APP,不斷地下載註冊不僅造成客戶買單的意願下降,也讓場館業者在推銷、管理上更為艱鉅。
不限裝置、平台都要能預約
除了場館本身專用的APP以外,場館一定要讓客戶不用下載APP,也能使用手機、平板或電腦,透過網站、LINE、Instagram、Facebook等各式管道看到你的最新服務資訊,並且要能夠直接進行預約付款,這樣才能有效地帶來更多潛在客戶拜訪、增加成交轉換的機率。
課程
無論是團體課程、一對一或一對二的私人預約課程,營運系統都要能讓你上架課程的圖片、介紹文字、可預約時段、價錢、師資等資訊內容。此外,最好還能夠在客戶預約的時候,系統自動去檢查教練和課程使用的場地是否都是有空位的,才不會遇到衝堂的尷尬場面!
場租
隨著民眾健康意識抬頭,越來越多消費者會利用上班空擋或週末休假時,自己去可接受自由運動的場館訓練;也有許多不具備個人工作室的自由教練,需要跟場館租借場地,帶學生進場教學。
所以在挑選場館營運系統的時候,一定要記得考量到短期使用與未來可能導入的商業模式,盡可能使用有提供計分租借、計次租借、預約時段租借、月票/年票租借等方式的系統,避免未來經營模式受限於營運系統,這樣就本末倒置了。
(二)多元支付與電子發票
信用卡
現代人出門都不帶現金,所以這是最基本的功能,一定要能接受刷卡!可以再進一步暸解支援的卡種,是否一般常見的Visa、Mastercard、JCB、銀聯等都能使用。
Apple Pay、Google Pay
這個是更進階的功能,尤其是許多iOS和Android的年輕用戶,大多習慣把信用卡與Apple Pay和Google Pay做綁定,這樣出門不只不用帶現金,連信用卡都不用帶了!
現金、轉帳/匯款
即便現在數位貨幣越來越發達,但仍有許多對使用現金、匯款情有獨鍾的朋友,所以千萬要確定系統除了要能接受消費者自行預約付款,也要能讓管理者手動為客戶排課。
自動開立電子發票
這個是許多場館櫃檯人員的夢魘,如果系統的預約排課、金流、發票並非彼此綁定,而是各自獨立拆開的,那在每月對帳時會就會提高許多難度!所以若系統能夠在客戶付款預約、取消課程時,自動開立或折讓發票,那會替櫃檯人員省了非常多的麻煩!
(三)客戶溝通與管理
訂單、預約、實現紀錄
這是一個好的場館營運系統所需具備的基本功能,除了要能讓管理者透過手機即時查看外,也要能有適當的後台能夠做進一步的客戶分析。
除此之外,場館所看到的紀錄內容,也必須與客戶端所查看的資訊完全相符,才不會產生後續的爭議與糾紛!
客戶聯繫
除了場館要能快速地聯繫到客戶外,別忘了也要讓客戶能共輕鬆簡單的聯繫到場館業者!尤其是那些還不是你會員的潛在顧客(這個族群很多都不想洩漏自己的聯繫方式,怕被未來會收到場館行銷電話),系統也要能提供讓他們能信賴的管道與場館溝通,詢問進一步的課程或場租資訊。
資料一定要可供匯出
這點非常重要!有某些系統會綁架場館的會員相關資料,明明能夠簡單匯出csv或excel檔,卻要讓你一筆一筆手動複製貼上,為的就是提高你轉換到別家系統的門檻,或是硬要你支付一大筆錢,升級成更高階的系統帳號,才心不甘情不願的交出原本就屬於場館資產的會員資料!所以切記一定要一開始就先確認檢查,確定會出的資料是你所要的完整會員相關資料!
(四)硬體設備串接
一個智慧的運動場館營運管理系統,一定要能與硬體設備完善串接,才能讓消費者體驗達到最好,而不是淪落為智*管理系統,增加消費者困擾,也讓管理者更忙。
進出場門禁
預約完課程、場租,自動產出QR碼,掃碼進出場,減輕櫃檯人員的手動開關門次數,又能掌握消費者來訪的頻率、每次使用的時間等數據。
身體組成分析
身體組成分析設備幾乎是每個場館必備的好工具,但若是每次量測都要館方協助操作,還要浪費紙張和碳粉列印,並且客戶難以與過去歷史資料比對,都會造成營運成本、人力成本的負擔。
建議可以選擇支援身體組成分析設備串接的系統,讓消費者可以自助式量測,量測後的數值也能自動存入消費者帳號中,方便自行分享、查看等使用。
血壓機
隨者辦公室型態生活的民眾數量漸增,代謝症候群、高血壓等患者的比例也竄升,有些系統支援血壓量完自動記錄的功能,或是具備能由客戶自行輸入每次量測數值的功能,都是值得納入考量的!
(五)數位化電子文件
電子化文件除了環保以外,還具有容易留存、不易遺失、不可單方面竄改等特性。
課前同意書
為避免後續訓練時產生運動傷害而衍生的糾紛,建議能在課程開始前確認學員的身體狀況,並且也請學員確認是否都如實以告,而後雙方簽名以作為告知與被告知的義務,也能將傷害發生的風險降到最低。
掃碼電子簽到
為避免買賣雙方對銷課產生疑慮,建議使用能夠支援掃碼簽到的系統。
訓練記錄
確實紀錄每堂課程的訓練內容,除了能讓客戶更認同教練和場館的專業、紀律外,也讓客戶能夠將每週自己訓練的內容也記錄下來,讓教練下次上課時更能掌握客戶的狀況。
健康記錄
除了訓練紀錄外,健康相關數值的紀錄也是許多消費者青睞的功能,除了能讓消費者對場館產生黏著度外,也讓場館的教練、營養師,更容易依照消費者狀況安排相應的服務內容。
二、2大類運動場館營運輔助系統
隨著現代人對健康和健身的重視程度不斷提高,越來越多的人開始投入健身運動。然而,健身並不是次數越多、時間越長越好,運動過度有時甚至會導致身心勞累、壓力大,造成反效果。那教練課多久上一次才好?健身新手期多久才能自己練?健身教練該請多久?女生該找健身房女教練嗎?以下我們來通通為你解答!
(一)純POS系統
運動場館的POS系統主要的服務對象是「場館業者」、主要使用情境在於場館方替消費者預約課程和服務,就像是飲料店員在你點餐時一筆一筆輸入你點的品項後,跟你收取相應的費用。而線上金流的開通(信用卡、Apple Pay...)需要場館方自行與銀行或第三方金流簽約,並且支付30-50萬押金後,才能提供消費者線上支付的功能;相同的,電子發票也需要場館方自行向國稅局申請,才能使用此功能。
17FIT
特色為服務運動產業與美容產業的業者,費用約每年7-12萬(不同功能模組分開計費)。
BOOKFAST
特色為提供場館專屬APP,費用約每年8-13萬(不含建置費,不同功能模組分開計費)。
健身管
特色為具備許多仔細的設定,費用約每年18-20萬(不含建置費)。
(二)平台整合系統
平台整合系統讓消費費者可自行預約、購買他們所需要的服務內容,就像是使用UberEats或Foodpanda點餐一樣輕鬆便利。
Trainge運動平台
特色為完善整合軟硬體功能、消費者可透過APP、網頁、LINE預約場館服務,且所有最新功能皆無需另外收費就可使用,合作夥伴(教練/場館)的每月系統費用為0~1000元。
(三)POS系統與平台整合系統的差異?
線上金流押金
如同上述說明,POS系統主要提供「場館業者替客戶預約服務」,所以線上金流必須由場館業者自行與銀行/第三方金流業者簽約,並且繳交刷卡額度50%的押金,若以每月100萬的刷卡額度來說,就必須支付50萬的押金。
然而成為Trainge的合作夥伴,就無需自行花費資源做系統廣告建置,讓消費者能直接購買你的服務!
客製化功能開發
POS系統是替個別場館業者建立獨立的APP,所以只要場館業者願意支付客製功能的開發費用,POS系統商也願意接受客製化開發,基本上是可以打造場館的獨有功能的。
反觀平台整合系統,由於是同時服務數以千計的合作夥伴、以及數十萬名的消費者,多數情況下是不接受單一合作夥伴的客製化功能開發請求的;但平台整合系統的好處在於,合作夥伴不用為每個功能模組買單,而且可以確保隨時都能跟上最新的科技與技術支援。
曝光導流
平台整合系統另一個最大的好處,就是可以為場館業者帶來更多的網路流量、用戶拜訪,只要場館方確保露出的圖片精美、文字介紹內容清楚明確、價格方案具競爭力,那就可以創造許多潛在顧客拜訪體驗的機會。
相對的,POS系統商為場館所開發的APP,大多數的情況下只有場館會員才會下載,場館方需要自行規劃行銷預算在品牌和服務的露出廣告上,才能吸引潛在顧客的拜訪。
三、選擇運動場館營運系統的5大關鍵因素
(一)適用性
審視目前提供的服務內容、優惠折扣、取消規範、退款機制...等各項條件,並對照各個系統是否能滿足你的需求。
(二)易用性
消費者的體驗很重要!不能強迫消費者一定要下載APP,也不能規定消費者只能使用iOS或Android預約,無論使用手機、平板、電腦,都要讓消費者可以順暢的下單!
(三)可擴展性
記得要考量到不遠的將來可能會增加的服務模式與商業模式,否則轉換系統不只是費用的問題,時間成本、人力成本、還有消費者的適應其都應該要考慮進去。
(四)附加價值
每個場館在意的附加價值不同,可能是軟硬體設備的整合、額外的曝光機會,可以列出幾個自己在意的附加價值作為比較依據。
(五)價錢
價錢可以說是最重要,但也最不重要的因素。取決於目前場館階段與規模,同樣的價錢對不同階段的場館,價值、性價比可能就不同。
除了選擇能夠負擔的價錢區間外,也可以把附加價值所帶來的效益一併考量!
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